Unveränderbarkeit: 

Wenn Sie eine Fahrt nachträglich bearbeiten, muss das Programm den alten und den neuen Stand direkt in der Datei speichern. Externe Logdateien genügen nicht. 
 

Zeitfenster: 

Ergänzen Sie den Reisezweck und den Kunden zeitnah. Das Finanzamt akzeptiert meist einen Zeitraum von bis zu sieben Tagen für die nachträgliche Pflege
 

Pflichtangaben:

Zu jeder Fahrt gehören das Datum, der Kilometerstand (Start/Ziel) und die Art der Fahrt. Bei geschäftlichen Fahrten müssen Sie den Geschäftspartner und den Grund nennen.

Besonderheit für Berufe mit Schweigepflicht:

Für Anwälte oder Ärzte gilt das Berufsgeheimnis. Sie dürfen Mandantennamen schwärzen, wenn die Route nachvollziehbar bleibt und ein Datenschutzgrund angegeben wird. 

Fahrtenerfassung:
 

Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert die automatische Erfassung wichtiger Daten wie:

• Datum
• Uhrzeit
• Kilometerstand
• Start- und Zielort

Ein digitales Fahrtenbuch muss händisch gepflegt werden. Dies umfasst nachfolgende Tätigkeiten:

Dennoch ist es entscheidend, dass Sie den Zweck der Fahrt – sei es dienstlich, privat oder der Arbeitsweg – manuell ergänzen. Dienstfahrten erfordern detaillierte Angaben, während bei Privatfahrten und dem Arbeitsweg vereinfachte Einträge genügen. Das gilt ebenso für den Grund der Fahrt, wie für den Ansprechpartner vor Ort.

Achten Sie darauf, alle Fahrten innerhalb von sieben Kalendertagen zu kategorisieren, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten. Diese sorgfältige Erfassung sichert die Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen.

Manipulationssicherheit

Die Sicherstellung das Manipulation nicht möglich ist, das ist ein zentraler Aspekt eines digitalen Fahrtenbuchs. Die verwendete Software muss gewährleisten, dass alle Änderungen protokolliert und nachvollziehbar sind. Dies bedeutet, dass nachträgliche Anpassungen nicht ohne entsprechende Dokumentation vorgenommen werden können.